Comment aider les voyageurs à respecter la politique de voyage de leur entreprise ?

Saviez-vous qu’en améliorant la conformité de leur politique voyage, les entreprises peuventéconomiser plus de 30% de leurs dépensesde voyage?

Ce n'est pas un secret, appliquer une politique de voyage est essentielle pourgarder une gestion saine  des dépenses de voyage d'une entreprise; sans oublier qu’elle permet de garder ses employés en sécurité.

Mais, pourquoi est-il difficile pour les employés de respecter la politique de voyage de leur entreprise?

1. Les voyageurs ne comprennent pas la valeur de la politique de voyage.

La principale raison pour laquelle les voyageurs ne respectent pas la politique de voyage de leur entreprise est qu'ils ne comprennent tout simplement pas l'importance de ces règles.C'est là que votre Travel Manager Travel Blue a un rôle crucial à jouer.

- Un Travel Manager peutexpliquer l'importancede la politique de voyage aux salariés de l'entreprise en termes d'accords privilégiés et d'économies. Il peut éclairer les termes clés tels que «frais accessoires» ou «tarifs aériens restreints», souvent source de confusion.

- Le Travel Manager  transmet aux voyageurs des informations sécuritairesqui, à la lumière des événements de terrorisme, sont essentielles. De nombreux salariés réservent des hôtels en dehors de la chaîne retenue, ce qui peut signifier que l’entreprise ignore l'endroit où se trouve le voyageur ou bien que l’hôtel est dans une zone rouge.

2. Les processus d'approbation sont frustrants.

Le voyageur doit envoyer un mail à son directeur avec les informations de voyage. Au moment où il est approuvé, les prix des vols ont probablement changé, et alors quoi? Le voyageur doit-il réserver les vols à des prix différents ou les soumettre à nouveau pour approbation?

Grâce à une politique de voyage bien appliquée,les processus sont facilités. Le voyageur et son approbateur gagnent du temps.  Votre Travel Manager est là pour, d’une partmettre en place une politique de voyageconforme aux exigences de l’entreprise, et d’autre part faire appliquer ces règles. Avec un coup d'œil rapide, votre Travel Manager saura ce qui est inclus dans la politique de voyage, qui sont les fournisseurs préférés et quels sont les meilleurs taux négociés.Vos salariés et approbateur gagnent du temps, l’entreprise gagne de l’argent.

3. Un manque de clarté.

Imaginez le scénario suivant: la réunion de votre salarié à Nairobi prend un peu plus de temps. Ce dernier craint de rater son vol pour Abidjan. Il est sur le point d'apporter des changements à ses vols et logement, mais se rend compte qu'il n'est pas sûr de savoir si les changements qu'il veut faire sont conformes à la politique de voyage de l'entreprise.

Votre Travel Manager Travel Blue dédié est en mesure de faire ses changements tout en étant conforme avec la politique de voyage de l’entreprise ;un simple appel ou Whatsapp à Travel Bluepermettra au salarié de terminer sa réunionsereinement.

4. Le voyageur ne se reconnait pas dans la politique de voyage de son entreprise.

Selon toute vraisemblance, le voyageur, lors de sa réservation, sera moins préoccupé par l'économie de coûts pour l'entreprise que par son propre confort lors du voyage.

Pour améliorer la conformité à sa politique de voyage, l’entreprise doit se concentrer sur l'expérience de voyage pour les employés. Si rester dans la politique améliore la satisfaction du voyageur, alors pourquoi réserver hors politique?

Votre Travel Manager Travel Blue peut aider àrassembler les commentaires des voyageurs et conseiller l’entreprisesur ce qui est important pour ses voyageurs et  leurs préférences en termes de voyage d’affaires. Par exemple, il sera en mesure de dire à l'entreprise que certains voyageurs préfèrent réserver un hôtel trois étoiles au lieu d'un hôtel quatre étoiles, mais souhaitent plus de budget pour leur repas d'affaires.

Il est difficile de trouver le juste équilibre entre l'application de la conformité à votre politique de voyage, la satisfaction des voyageurs et la maîtrise des coûts. Cependant, avec un  Travel Manager à vos côtés, cela devient beaucoup plus simple !

Chez Travel Blue, nous sommes là pour aider votre entreprise à définir et appliquer sa politique voyage, vous faire économiser en budget voyage tout en garantissant la satisfaction et l’efficacité de vos salariés.